Reforma Laboral en Tiempos de Pandemia
Este artículo es una ampliación de la información sobre derecho laboral o del trabajo, en esta revista de derecho empresarial. Aparte de ofrecer nuevas ideas y consejos clásicos, examina el concepto y los conocimientos necesarios, en el marco del derecho del trabajo, sobre este tema. Basado en la experiencia de varios autores, nuestras opiniones y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros artículos de esta revista, en cuanto al derecho laboral o del trabajo, y respecto a sus características y/o su futuro): Te explicamos, en relación a la seguridad social y el derecho laboral, qué es, sus características y contexto.
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Reforma Laboral en Tiempos de Pandemia en Estados Unidos por el Coronavirus (Covid -19)
Nóminas
El coronavirus se está extendiendo por todo Estados Unidos y los expertos advierten que lo peor está por venir. Los gobiernos estatales y locales y las empresas están tomando medidas para contener el virus: cancelación de eventos, cierre de escuelas y universidades, y cierre o reducción del negocio por el tiempo que dure. Basado en la experiencia de varios autores, nuestras opiniones y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros artículos de esta revista, en cuanto al derecho laboral o del trabajo, y respecto a sus características y/o su futuro): Todas las empresas deben prepararse para lo peor (y esperar lo mejor). La forma en que su empresa responda a un brote del virus en su comunidad o en su lugar de trabajo implicará una toma de decisiones de alto nivel.
Sin embargo, usted puede estar preparado para proporcionar información valiosa sobre cómo esas decisiones afectarán las operaciones de nómina, incluyendo el impacto de las reformas legislativas.
Las reformas legislativas en este ámbito
El Congreso aprobó y, el 18 de marzo de 2020, el Presidente firmó la Ley de Respuesta al Coronavirus de Families First, que incluye nuevas e importantes reglas para las empresas y los empleados.
SALARIO-HORA BÁSICO
El brote de coronavirus puede hacer que los empleados falten al trabajo por diversas razones: porque ellos mismos han contraído el virus, porque son necesarios para cuidar a un familiar con el virus, porque la escuela de un niño ha cerrado debido al brote de virus, porque están en cuarentena o, en el peor de los casos, porque su negocio ha cerrado.
Cualquiera que sea la razón, se aplican algunos principios básicos de salario-hora.
Empleados no exentos
Para los empleados no exentos, la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) generalmente se aplica a las horas realmente trabajadas. La ley no exige que los empleadores paguen a los empleados no exentos por las horas no trabajadas, independientemente de si la ausencia se debe a la incapacidad del empleado para venir a trabajar o a la incapacidad del empleador para proporcionar trabajo.
Empleados exentos
Las normas son diferentes para los empleados administrativos, ejecutivos y profesionales que están exentos de los requisitos de salario mínimo y horas extras de la Ley de Normas Laborales Justas. Exentos, los empleados asalariados generalmente deben recibir su salario completo por cualquier semana en la que realicen cualquier trabajo.
Sin embargo, hay dos excepciones clave que pueden entrar en juego durante la pandemia de coronavirus. La paga de un empleado exento puede ser reducida por:
Ausencia del trabajo durante uno o más días completos por razones personales, que no sean la enfermedad o la discapacidad; o
Ausencia del trabajo durante uno o más días completos debido a enfermedad o discapacidad si las deducciones se realizan en virtud de un plan, política o práctica de buena fe de proporcionar prestaciones de sustitución del salario para estos tipos de ausencias.
Además, los empleados exentos no están obligados a recibir el pago en semanas cuando no realizan ningún trabajo, de nuevo independientemente de la causa.
Trabaja desde casa
Según los expertos en salud, el "distanciamiento social" es el nombre del juego cuando se trata de contener y mitigar el coronavirus. Para ello, muchos empleadores están pidiendo a los empleados que trabajen desde casa. Otros están adoptando horarios escalonados con grupos alternos de empleados que se reportan al lugar de trabajo, mientras que otros trabajan en casa para reducir el número de empleados en el lugar de trabajo a la vez. Basado en la experiencia de varios autores, nuestras opiniones y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros artículos de esta revista, en cuanto al derecho laboral o del trabajo, y respecto a sus características y/o su futuro): También en este caso, los trabajadores exentos deben recibir su salario completo por cualquier semana en la que realicen un trabajo, incluido el trabajo en el hogar. Los trabajadores no exentos deben recibir al menos el salario mínimo por todas las horas trabajadas en el hogar, más las horas extras por las que superen las 40 en una semana de trabajo.
Por lo tanto, la clave de la opción de trabajo en el hogar para los empleados no exentos es el seguimiento preciso de las horas trabajadas. Esto puede incluir el registro a distancia en el sistema de control de tiempo del empleador o un registro de control de tiempo que sea atestiguado por el empleado. Además, se puede exigir a los empleadores que reembolsen a los empleados no exentos los gastos incurridos al trabajar en el hogar, como los gastos de Internet, teléfono y servicios públicos, si esos gastos reducen la remuneración del empleado por debajo del salario mínimo exigido o las horas extraordinarias.
PRECAUCIÓN
El requisito de pagar por el trabajo en casa se aplica a cualquier trabajo, sin importar de si es solicitado o autorizado por el empleador. Así, por ejemplo, las tareas menores, como la comprobación de los correos electrónicos, pueden desencadenar responsabilidades en materia de nómina.
Si un empleador tiene la intención de dar un permiso a los empleados sin sueldo, los empleados deben ser informados de que el trabajo no está autorizado durante el período de permiso sin aprobación previa.
REQUISITOS DE LICENCIA DEL EMPLEADO
Con la excepción de ciertos contratistas federales, la ley federal no ha exigido a los empleadores que proporcionen vacaciones pagadas a los empleados. La Ley de Licencias Familiares y Médicas (FMLA) proporciona licencias con protección del empleo para determinados eventos que califican, incluyendo la enfermedad grave de un empleado o la enfermedad grave de un cónyuge o hijo.
Sin embargo, la pandemia de coronavirus ha revelado lagunas en la FMLA. Por ejemplo, la FMLA se aplica cuando un empleado se ve obligado a quedarse en casa por una enfermedad grave, pero las normas tradicionales de la FMLA no se aplican si un empleado que no está enfermo es puesto en cuarentena a causa del virus. Del mismo modo, las reglas tradicionales de FMLA se aplican si un empleado debe faltar al trabajo para cuidar a un niño con una enfermedad grave, pero no si el empleado debe quedarse en casa cuando la escuela de un niño está cerrada a causa del virus.
Además, el FMLA generalmente se aplica solo a los empleadores con 50 o más empleados y solo a los empleados que han trabajado para el empleador durante al menos un año. Y, por supuesto, la licencia FMLA es una brecha en los ingresos de muchos empleados.
Las reformas legislativas en este ámbito
La Ley de Respuesta al Coronavirus de Families First contiene dos disposiciones clave que tienen como objetivo llenar algunos de esos vacíos. Expansión de emergencia del FMLA. Una sección de la nueva ley denominada Ley de Expansión de Licencia Familiar y Médica de Emergencia provee una expansión temporal de la licencia protegida por el trabajo bajo la FMLA para los empleados que no pueden trabajar o teletrabajar debido a la necesidad de cuidar a un niño cuya escuela o guardería está cerrada o cuyo cuidador no está disponible para trabajar debido al coronavirus. La expansión se aplica más ampliamente que la FMLA tradicional a los empleados que han estado en la nómina de un empleador cubierto durante al menos 30 días.
Además, el nuevo requisito puede aplicarse a un empleador con un solo empleado. Es significativo, sin embargo, que los cambios se aplican solo a los empleadores con menos de 500 empleados.
Además, el Departamento de Trabajo está autorizado a eximir a las pequeñas empresas con menos de 50 empleados si los requisitos de licencia ampliada pondría en peligro la viabilidad de la empresa como negocio en marcha.
Permiso pagado y no pagado
No es necesario que los primeros 10 días de la licencia sean pagados, pero los empleados pueden elegir sustituir cualquier vacación acumulada, personal, médica o por enfermedad por una licencia no pagada.
Sin embargo, los empleadores no pueden exigir a los empleados que utilicen los días de vacaciones acumulados con goce de sueldo. Después de 10 días, la licencia de emergencia por motivos de salud pública debe pagarse a una tasa no inferior a dos tercios de la tasa de remuneración normal del empleado basada en el número de horas que el empleado estaría normalmente programado para trabajar. Sin embargo, en ningún caso se requiere que la licencia pagada exceda de 200 dólares por día o 10.000 dólares en total. Al igual que con la licencia FMLA tradicional, la licencia de emergencia por motivos de salud pública está protegida por el empleo, es decir, el empleador debe generalmente devolver al empleado al mismo puesto de trabajo o a uno equivalente al volver al trabajo.
Sin embargo, en el caso de los empleadores con menos de 25 empleados, puede aplicarse una excepción a la restauración del empleo si el puesto del empleado ya no existe debido a las condiciones económicas o a otros cambios debidos a la emergencia de salud pública.
Punto Clave
Aunque la nueva ley amplía las circunstancias de la licencia FMLA, no amplía el máximo acumulado de 12 semanas en un período de 12 meses que se aplica a todos los tipos de licencia FMLA (excepto la licencia familiar militar para cuidar a un miembro del servicio cubierto). Así pues, si un empleado ha tomado la licencia FMLA para otro fin durante el período de 12 meses aplicable, se reducirá el máximo de 12 semanas de licencia para una emergencia en la escuela o la guardería.
Licencia por enfermedad pagada de emergencia
Otra sección del proyecto de ley, la Ley de Licencia de Enfermedad con Pago de Emergencia, exige que todos los empleadores con menos de 500 empleados proporcionen a todos los empleados (independientemente de su permanencia en el empleador) tiempo de enfermedad con pago por cualquiera de los siguientes motivos:
Para la cuarentena, según lo requerido por una orden federal, estatal o local relacionada con el coronavirus;
A la autocuarentena, si así lo aconseja un proveedor de atención médica debido a preocupaciones relacionadas con el coronavirus;
Para obtener un diagnóstico o atención médica si el empleado está experimentando síntomas de coronavirus;
Para cuidar a un individuo que está en cuarentena, se le ha aconsejado que se autocuarentena, o está experimentando síntomas de coronavirus;
Para cuidar de un niño cuya escuela o guardería haya sido cerrada o cuyo proveedor de cuidado infantil no esté disponible debido al virus; o para tratar cualquier otra condición sustancialmente similar como lo especifica el Secretario de Salud y Servicios Humanos (HHS) en consulta con los Secretarios del Tesoro y trabajo.
El empleador de un empleado que sea un proveedor de atención médica o un socorrista de emergencia puede optar por excluir al empleado de los requisitos de licencia por enfermedad remunerada. Un empleador cubierto debe proporcionar 80 horas de tiempo de enfermedad pagadas para los empleados a tiempo completo. A los empleados a tiempo parcial se les deben proporcionar horas de enfermedad pagadas iguales al número promedio de horas que el empleado trabaja durante un período de dos semanas. Los empleadores con políticas de licencia pagada no pueden exigir a ningún empleado que use otra licencia pagada antes de que el empleado use el tiempo de enfermedad pagado requerido por la nueva ley. Como regla general, el tiempo de enfermedad pagado debe ser pagado a la tarifa regular del empleado por las horas de trabajo normalmente programadas del empleado. Sin embargo, el tiempo de enfermedad utilizado para cuidar a un miembro de la familia afectado por el coronavirus, para cuidar a un niño cuya escuela o guardería no está disponible, o para otro propósito especificado por el HHS puede ser pagado a dos tercios de la tarifa regular del empleado. El tiempo por enfermedad pagado bajo esta ley está limitado a $511 por día o $5,110 en total si se usa para la propia cuarentena, autocuarentena o atención médica del empleado y a $200 por día o $2,000 en total si se usa para cuidar a un miembro de la familia o a un niño cuya escuela o guardería no esté disponible.
Fechas efectivas
Tanto la ampliación de la licencia familiar como los requisitos de la licencia por enfermedad remunerada entrarán en vigor a más tardar 15 días después del 18 de marzo y expirarán el 31 de diciembre de 2020.
CRÉDITOS FISCALES PARA LOS EMPLEADORES
Para compensar el costo (o coste, como se emplea mayoritariamente en España) de la licencia familiar pagada de emergencia y la licencia por enfermedad pagada de emergencia, los empleadores podrán reclamar créditos fiscales contra la parte de los impuestos de la Seguridad Social (FICA) que corresponde al empleador (I.R.C. §311(a)). El crédito es generalmente igual al 100% de los salarios calificados de licencia por enfermedad y los salarios calificados de licencia FMLA pagados bajo la nueva ley. Sin embargo, el monto de los salarios que se tiene en cuenta para cualquier empleado en el cálculo del crédito se limita a 511 dólares diarios por licencia de enfermedad remunerada a causa del tratamiento, la cuarentena o la autocuarentena del propio empleado a causa del virus.
En el caso de otras bajas por enfermedad o de FMLA pagadas, el importe de los salarios que se tienen en cuenta se limita a 200 dólares por día.
Además, el crédito se limita generalmente a 10 días de salario. El monto del crédito se incrementa con los "gastos calificados del plan de salud" del empleador, que se asignan a los salarios para los cuales se permite el crédito fiscal de la nómina. Los gastos del plan de salud calificado son las cantidades pagadas o incurridas por el empleador para proporcionar la cobertura del plan de salud de grupo que se excluye de los ingresos brutos del empleado. Los salarios que deben pagarse con arreglo a la Ley de Ampliación de la Licencia Familiar y Médica de Emergencia o la Ley de Licencia de Enfermedad con Pago de Emergencia no se consideran salarios a efectos de la participación del empleador en los impuestos de la FICA. Los salarios de la licencia por enfermedad y la licencia FMLA pagada están sujetos a la parte que corresponde al empleador de los impuestos de Medicare (HI) (I.R.C. §311(b)).
Sin embargo, el crédito fiscal del empleador por licencia pagada se incrementa con la parte que corresponde al empleador de los impuestos HI sobre los salarios calificados.
Punto Clave
Si el importe del crédito por impuestos sobre la nómina excede la cuota del empleador en los impuestos FICA de un trimestre natural, el exceso de crédito es reembolsable. Es decir, el empleador puede reclamar el exceso de crédito como un sobrepago por el trimestre natural.
Además, el Secretario del Tesoro ha anunciado que el Departamento del Tesoro utilizará su autoridad reguladora para adelantar fondos a los empleadores para cubrir los costos (o costes, como se emplea mayoritariamente en España) de las licencias pagadas.
Según él, los empleadores podrán utilizar el dinero depositado en el IRS para pagar los salarios de las licencias por enfermedad. Además, también señaló, en el caso de las empresas que no tengan suficientes impuestos de los que extraer, el Tesoro utilizará su autoridad reguladora para hacer adelantos a las pequeñas empresas para cubrir esos costos. Nota: La nueva ley no incluye una exención de impuestos para los empleados. Datos verificados por: LI