Riesgos Laborales del Teletrabajo
Este artículo es una ampliación de la información sobre derecho laboral o del trabajo, en esta revista de derecho empresarial. Aparte de ofrecer nuevas ideas y consejos clásicos, examina el concepto y los conocimientos necesarios, en el marco del derecho del trabajo, sobre este tema. Basado en la experiencia de varios autores, nuestras opiniones y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros artículos de esta revista, en cuanto al derecho laboral o del trabajo, y respecto a sus características y/o su futuro): Te explicamos, en relación a la seguridad social y el derecho laboral, qué es, sus características y contexto.
Riesgos del Teletrabajo por el Coronavirus
Este artículo es una ampliación de la información sobre derecho laboral o del trabajo, en esta revista de derecho empresarial. Aparte de ofrecer nuevas ideas y consejos clásicos, examina el concepto y los conocimientos necesarios, en el marco del derecho del trabajo, sobre este tema. Basado en la experiencia de varios autores, nuestras opiniones y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros artículos de esta revista, en cuanto al derecho laboral o del trabajo, y respecto a sus características y/o su futuro): Te explicamos, en relación a la seguridad social y el derecho laboral, qué es, sus características y contexto. La mitad de todos los millennials en una encuesta de 2019 revelaron que cambiarían de trabajo, si pudieran trabajar desde casa. Basado en la experiencia de varios autores, nuestras opiniones y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros artículos de esta revista, en cuanto al derecho laboral o del trabajo, y respecto a sus características y/o su futuro): Bueno, en muchos países, a mediados de marzo de 2020, la mayoría de ellos han conseguido su deseo. Al amanecer de una nueva semana de trabajo, el lunes 16 de marzo por la mañana, hubo algunas observaciones sorprendentes en Estados Unidos: • Casi todos los 30 distritos escolares más grandes de América están cerrados. Un total de 33 estados han cerrado todas sus escuelas públicas. La mayoría están cerradas por el resto del mes con grandes esperanzas de reabrirlas en abril.Si, Pero: Pero nadie sabe si esto podrá suceder. Mientras tanto, el efecto dominó es nada menos que notable. No solo los profesores y administradores deben luchar para proporcionar la instrucción, también deben proporcionar las comidas de las que dependen millones de niños de K-12. Muchos padres se ven forzados a quedarse en casa con los niños, ya que las guarderías siguen el ejemplo. • Cientos de instituciones y sistemas de educación superior están aprovechando las vacaciones de primavera programadas con anterioridad, normalmente ampliándolas de la semana habitual a dos semanas o incluso más. Muchas escuelas ya tienen sólidos programas de educación en línea a los que pueden cambiar la instrucción en persona, le guste o no al profesorado. Basado en la experiencia de varios autores, nuestras opiniones y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros artículos de esta revista, en cuanto al derecho laboral o del trabajo, y respecto a sus características y/o su futuro): Varias universidades y colegios comunitarios ya se han comprometido a mantener toda la instrucción como educación a distancia durante el resto de sus semestres de primavera. • En Wall Street, algunas firmas financieras están experimentando con la rotación de empleados. El gigante JPMorgan Chase ha implementado un esquema escalonado de trabajo en casa bajo el cual la mitad de la fuerza laboral trabajará desde casa durante la semana, mientras que la otra mitad entrará; la próxima semana se intercambiarán. Eso solo si nada cambia. Otros bancos, como Berenberg Capital Markets, ya han dado el golpe y han dicho a los empleados que trabajen desde casa al menos durante las próximas dos semanas. • Incluso los servicios del gobierno se dirigen a casa en algunos lugares. El condado de Cuyahoga, en Cleveland, Ohio, ha instituido un modelo de triaje: Los que pueden hacer su trabajo desde casa deben hacerlo; los que no pueden hacerlo deben venir a trabajar; los que no pueden hacer ninguna de las dos cosas deben empezar a usar las vacaciones, las licencias por enfermedad y el tiempo de compensación. Aunque nadie puede decir con certeza cuántos estadounidenses trabajan desde casa o se ven obligados a quedarse en casa sin poder realizar su trabajo, es seguro que las cifras ya son millones. Y se puede esperar que esos números suban exponencialmente, antes de que se estabilicen y empiecen a disminuir en algún momento futuro desconocido. En este momento sin precedentes en la historia, esto es lo que podemos saber.
En Recursos Humanos
¿Puedo exigir a mis empleados que trabajen desde casa?
Sí, si es posible para su negocio, tiene todo el derecho de ordenar a toda o parte de su fuerza de trabajo que trabaje a distancia. El truco es no ser discriminatorio. Por ejemplo, no debe ordenar que solo sus trabajadores mayores trabajen a distancia, suponiendo que son más susceptibles de contraer el virus. Basado en la experiencia de varios autores, nuestras opiniones y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros artículos de esta revista, en cuanto al derecho laboral o del trabajo, y respecto a sus características y/o su futuro): Tal orden podría exponerlo a la responsabilidad bajo la Ley de Americanos con Discapacidades y/o la Ley de Discriminación en el Empleo por Edad. Lo mismo puede decirse de los empleados con compromisos conocidos en sus sistemas inmunológicos.
¿Puedo pedir a los empleados sintomáticos que se vayan a casa?
La respuesta, de nuevo, es sí.
Si un empleado muestra síntomas como tos, fiebre, falta de aire, puede ordenarle que deje el lugar de trabajo.
También puede realizar controles de temperatura para detectar la fiebre. Puede hacerlo incluso si el empleado no tiene licencia por enfermedad o tiempo de vacaciones y no se le pagará.
Sin embargo, de nuevo, no puede enviar selectivamente a un empleado a casa, que es asintomático, porque tiene razones para creer, basado en la edad o la condición médica, que el empleado tiene un mayor riesgo de contraer COVID-19. Eso probablemente violará la parte de "considerado como" de la prueba de discriminación por discapacidad bajo la ADA.
Por otro lado, a medida que aumenta la evidencia de que las personas asintomáticas están propagando la enfermedad, enviar a casa a un empleado que reporta a los miembros de su familia infectados, es probablemente una medida legal, incluso aconsejable.
Si requiero que mis empleados trabajen desde casa, ¿debo acomodar sus discapacidades?
Sí, los empleados con discapacidades deben recibir adaptaciones razonables que les permitan desempeñar las funciones esenciales de su trabajo desde sus hogares u otros lugares remotos. Al igual que en el lugar de trabajo, la solicitud de tales adaptaciones desencadena la obligación de llevar a cabo un diálogo para identificar qué adaptaciones razonables funcionarán. Recuerde que los ajustes pueden ser diferentes de los que se proporcionaron a ese empleado en su lugar de trabajo habitual.Si, Pero: Pero usted no está legalmente obligado a proporcionar el alojamiento exacto que el empleado pide, siempre que proporcione una alternativa "razonable".
¿Qué pasa si un empleado mayor o uno con discapacidad pide trabajar desde casa, aunque no haya iniciado un programa de teletrabajo para todos?
Esa solicitud plantea difíciles cuestiones jurídicas: • Según la OSHA, los empleados tienen derecho a negarse a realizar un trabajo que razonablemente crean que representa un riesgo para su salud o seguridad. • En virtud de la ADA, la solicitud da lugar a la obligación de examinar si el trabajo desde el hogar podría ser un ajuste razonable de la discapacidad del empleado. Los tribunales y las agencias sin duda responderán a estas preguntas tras la actual emergencia. Por ahora, la mayoría de los expertos recomiendan que los empleadores se equivoquen en el lado de la compasión y la indulgencia, cuando se enfrenten a tales peticiones, en la medida de lo posible.
¿Qué pasa si un empleado pide tiempo libre para cuidar a un familiar enfermo o para los niños que se envían a casa desde la escuela?
Esta cuestión plantea cuestiones jurídicas aún más difíciles. Un empleado, que debe cuidar a un familiar enfermo, probablemente estará bajo la protección de la Ley Federal de Permiso Familiar y Médico. Esto significa que el empleado puede tener derecho a hasta 12 semanas de licencia no remunerada.
Sin embargo, la FMLA no prevé una licencia para proporcionar cuidado de niños enviados a casa debido al cierre de escuelas que se menciona en la introducción.
¿Dónde nos deja eso? • En primer lugar, compruebe las leyes y ordenanzas estatales y locales para determinar si permiten la licencia - ya sea remunerada o no - para cuidar a los niños, aunque estén perfectamente sanos. Preste mucha atención a la legislación federal de emergencia, que actualmente está pasando por el Congreso y que puede afectar a los derechos y responsabilidades de los permisos. • Segundo, tratar de crear un acuerdo de teletrabajo que permita al empleado padre trabajar desde su casa durante el tiempo que dure el cierre de la escuela.
Si el empleado no está exento, puede requerir que el empleado pase a tiempo parcial, por supuesto manteniendo hojas de tiempo precisas. • Si eso no funciona, considere si permitirá que el trabajador utilice el tiempo de vacaciones, las licencias por enfermedad acumuladas o, al menos, que tome una licencia sin goce de sueldo, a pesar de la falta de obligación legal.
¿Debo negociar con mi sindicato antes de instituir un programa de teletrabajo?
Si su organización pertenece al sector privado, la Ley Nacional de Relaciones Laborales exige la negociación colectiva de los salarios, las horas y otros términos y condiciones de empleo. Obviamente, el trabajo a distancia es un término o condición de empleo.
Sin embargo, su investigación no se detiene ahí. Su principal orientación debe venir de su(s) convenio(s) colectivo(s). Empiece con las cláusulas de derechos de administración.
Vaya al lado de las cláusulas adicionales que tratan de situaciones de emergencia. Puede ser que ya disfrutes del derecho contractual de instituir un programa de teletrabajo.
La otra cara de la moneda es que si un grupo de sus empleados, estén o no sindicados, exige el derecho a trabajar desde su casa, la Sección 7 de la NRA protege a los empleados que realizan "actividades concertadas" para su bienestar mutuo. No caiga en la trampa de cometer una práctica laboral injusta al disciplinar a los empleados que se han agrupado y se han acercado a la gerencia con tales demandas. Incluso si sus demandas no alcanzan el nivel de preocupación razonable por la salud y la seguridad bajo la OSHA, como se señaló anteriormente, pueden caer bajo el paraguas de "actividad protegida y concertada" de la Sección 7.
Nóminas
RRHH no es la única función que tiene un papel que desempeñar, ya que el director financiero y la función de nóminas tendrán sus propias y serias preocupaciones cuando lancen sus tácticas de teletrabajo para hacer frente a COVID-19.
¿Cómo compensamos a nuestros empleados que trabajan a distancia?
La Ley Federal de Normas Laborales Justas, así como las leyes estatales de salarios y pago de salarios, proporcionan las respuestas a esta pregunta sobre el umbral de la nómina. Según la FLSA, los empleados exentos deben recibir al menos el salario mínimo requerido por las enmiendas de la FLSA del 1 de enero de 2020: 684 dólares por semana. Esto significa que, si los tiempos económicos difíciles -y predecimos que los tiempos solo se harán más difíciles antes de que mejoren- exigen que sus empleados exentos sufran un recorte salarial mientras trabajan a distancia, no debe recortar esos salarios por debajo del mínimo semanal obligatorio. Con respecto a los trabajadores no exentos, es decir, los que trabajan por hora, usted tiene que pagar el salario mínimo: 7,25 dólares por hora según la ley federal, pero lo más probable es que sea más alto según las leyes estatales sobre salarios y horas en algunas o todas sus jurisdicciones pertinentes. El teletrabajo puede crear algunas circunstancias difíciles de rastrear para el departamento de nóminas.
Supongamos que sus oficinas están en la ciudad de Nueva York, pero muchos de sus empleados viajan todos los días desde sus casas en Connecticut y Nueva Jersey. Mientras trabajen desde su casa, regirán los requisitos de salario mínimo y horas extras de los estatutos y reglamentos de sus estados de origen. (Y, por cierto, eso será cierto para los empleados asalariados y exentos, si sus estados de origen tienen un requisito de salario mínimo más alto que el nuevo mínimo federal). Los requisitos de mantenimiento de registros, que siempre son obligatorios cuando se trata de empleados no exentos, adquieren una importancia aún mayor debido a estas posibles variaciones transfronterizas de los salarios mínimos y, posiblemente, de las normas sobre horas extraordinarias.
¿Se verán afectados los impuestos y las deducciones de la nómina por el teletrabajo?
Esto es más un asunto de ley estatal que federal. Basado en la experiencia de varios autores, nuestras opiniones y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros artículos de esta revista, en cuanto al derecho laboral o del trabajo, y respecto a sus características y/o su futuro): Tomando como ejemplo Nueva York, la jurisprudencia del Empire State incluye algunas decisiones en el sentido de que los empleados que viven fuera del estado -por ejemplo, en las "comunidades de dormitorios" de Connecticut- pueden estar sujetos a impuestos sobre la nómina y los ingresos por las compensaciones que reciben en relación con el trabajo que realizan en el hogar. Otras jurisdicciones estatales y locales pueden tener algunas de las mismas normas y reglamentos.
En resumen: es crucial que sus abogados y contadores determinen cómo se verán afectados los requisitos de retención al dispersar a sus empleados a sus casas y/u otros sitios remotos. Una cosa es bastante segura...
Si su plan de teletrabajo pone a la gente a trabajar a través de las líneas estatales, este es un tema con el que no se debe jugar.
¿Qué hay de la compensación de los trabajadores?
Aquí se presentan dos cuestiones, ambas básicamente impulsadas, aunque de nuevo, por la ley estatal, en lugar de la federal. En primer lugar, ¿es COVID-19 una enfermedad compensable para los trabajadores? La respuesta es, si se contrae en el curso del empleo, lo más probable es que sí. Probablemente surgirán dos preguntas adicionales. Una es la duración de la enfermedad y cualquier efecto a largo plazo. Un corto ataque de coronavirus seguido de una recuperación completa es poco probable que implique la cobertura de la compensación de trabajadores.
Una lesión respiratoria permanente podría ser una historia diferente. Aunque no se pueda crear un nexo entre una infección por COVID-19 y el lugar de trabajo, su seguro colectivo de discapacidad a corto plazo (véase más detalles en la plataforma (de Lawi) general) puede ser activado por la enfermedad. Y, si usted está en uno de los estados que ahora ordena la discapacidad pagada o la licencia por enfermedad, tales leyes casi seguro que se aplicarán a las enfermedades relacionadas con COVID-19. La pregunta más complicada de todas es ¿qué pasa con el empleado que contrae el coronavirus? ¿La enfermedad fue contraída en el curso del empleo? Y si es así, ¿qué régimen de compensación laboral del estado se aplica? Lo mejor que podemos hacer aquí es alertarles sobre los problemas. Incluso las regulaciones estatales existentes y las decisiones de los tribunales pueden terminar sin respuestas claras, aunque los casos que implican a trabajadores lesionados en el trabajo mientras trabajan a través de las líneas estatales desde sus lugares de empleo regulares deberían resultar útiles por analogía.
¿Cómo manejaremos los gastos asociados con el trabajo a distancia?
Las adaptaciones razonables -quizá equipos telefónicos y/o informáticos especiales- necesarias para que los empleados discapacitados puedan realizar las funciones esenciales de su trabajo a distancia estarán en el níquel de su organización.
Entonces, ¿qué pasa con todos los demás empleados que trabajan a distancia? Se presentan dos opciones obvias. Una es proporcionar el equipo de computación, comunicación y otros equipos necesarios a expensas de la empresa. La otra es permitir a los empleados usar sus propias computadoras domésticas y similares y reembolsarles los gastos incurridos que puedan conectarse a su trabajo.
Es posible que muchos empleados exentos ya estén utilizando los teléfonos, tabletas y similares proporcionados por el empleador para actividades relacionadas con el trabajo fuera de la empresa y fuera del horario de trabajo.
Si es así, esto probablemente significa que la declaración de gastos, así como la seguridad de los datos, las políticas y los procedimientos ya están en marcha.
¿Cuáles son las implicaciones fiscales de reembolsar a los empleados que trabajan a distancia?
La otra cara de la moneda es la implicación fiscal para el trabajador a distancia.
Si su empresa suministra a un empleado que trabaja a distancia el equipo necesario para realizar su trabajo, el valor del equipo puede ser tratado como un beneficio adicional de condiciones de trabajo libre de impuestos, siempre que el equipo califique para una deducción si es comprado por el empleado (I.R.C. §132(d)). Lo mismo ocurre si su empresa reembolsa a un empleado el costo (o coste, como se emplea mayoritariamente en España) del equipo que será para su trabajo en el hogar.
Sin embargo, cualquier reembolso debe hacerse bajo un plan de responsabilidad que requiere que el empleado documente los gastos y devuelva cualquier cantidad no gastada (I.R.C. §62(a)(2)(A)). La cantidad pagada por un empleado que trabaja a distancia por el servicio telefónico local básico con respecto a la primera línea telefónica proporcionada a la residencia del trabajador se trata como un gasto personal no deducible.
Por lo tanto, cualquier pago o reembolso realizado por su empresa por el servicio telefónico primario no puede calificarse como beneficios complementarios por condiciones de trabajo y debe incluirse en los ingresos de un empleado.
Sin embargo, los costos (o costes, como se emplea mayoritariamente en España) de las líneas telefónicas secundarias de la empresa, el servicio de telefonía celular o el servicio de Internet pueden calificar como gastos comerciales deducibles y, por lo tanto, como beneficios complementarios por condiciones de trabajo excluibles...
Siempre que se cumplan todos los requisitos aplicables. Los reembolsos de las llamadas telefónicas comerciales de larga distancia, incluso si se realizan en una línea telefónica personal principal, pueden tener derecho a un tratamiento libre de impuestos siempre que se realicen en el marco de un plan de cuentas. Si un empleado que trabaja a distancia ya tiene, o establece, una oficina en su casa, su empresa puede ayudar a sufragar algunos o todos los costos (o costes, como se emplea mayoritariamente en España) de los servicios públicos y los gastos de mantenimiento durante el tiempo que dure el trabajo a distancia. El tratamiento fiscal de esos pagos dependerá generalmente de si la oficina de la casa del empleado ahora califica como un lugar principal de negocios.
Si es así, el empleado sería elegible para una deducción de gastos de negocios por los costos (o costes, como se emplea mayoritariamente en España) asociados con la oficina principal. El tiempo que dure el trabajo a distancia, algo que nadie sabe por ahora, determinará si esta es una investigación que vale la pena.
CONCLUSIÓN
Como se sugiere al comienzo de este artículo, los Idus de marzo de 2020 marcan nuestra entrada en un nuevo y valiente mundo en el que el trabajo a distancia ha llegado a un punto de inflexión.
Nadie sabe cuánto tiempo persistirá la actual crisis pandémica, cuán grave se convertirá, si disminuirá... y, si disminuye, con qué frecuencia y con qué virulencia volverá a ocurrir.
Si la historia sirve de guía, podríamos mirar a la pandemia de gripe española de 1918-1920. Mientras todos esperamos y rezamos para que esa horrible pandemia no prediga nuestro destino en un siglo más tarde, sabemos que la gripe murió a finales de la primavera de 1918, solo para resurgir en una forma evolucionada y mucho más mortal en agosto del mismo año. Basado en la experiencia de varios autores, nuestras opiniones y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros artículos de esta revista, en cuanto al derecho laboral o del trabajo, y respecto a sus características y/o su futuro): Volvió una y otra vez, hasta que infectó a la mitad de la población mundial (o global) y mató a unos 50 millones. Incluso si somos capaces de esquivar una bala tan mortal en 2020, los empleados que ya expresan un gran interés en el teletrabajo habrán podido probarlo por sí mismos. La probabilidad de volver a meter a este genio en la botella, incluso si los sucesores de COVID-19 no son más virulentos que la gripe anual, parece escasa. Esto significa que tienes otra buena razón para hacer esto bien la primera vez: es probable que estés estableciendo los patrones y haciendo el modelo para los años y las temporadas virales que aún están por venir. Datos verificados por: LI