Robo por Empleados
Este artículo es una ampliación de la información sobre derecho laboral o del trabajo, en esta revista de derecho empresarial. Aparte de ofrecer nuevas ideas y consejos clásicos, examina el concepto y los conocimientos necesarios, en el marco del derecho del trabajo, sobre este tema. Basado en la experiencia de varios autores, nuestras opiniones y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros artículos de esta revista, en cuanto al derecho laboral o del trabajo, y respecto a sus características y/o su futuro): Te explicamos, en relación a la seguridad social y el derecho laboral, qué es, sus características y contexto. El robo por parte de los empleados es un problema considerable para muchas empresas, pero su alcance exacto está poco documentado, en parte porque por definición muchos robos pasan desapercibidos. La Oficina de Estadísticas de la Justicia de los Estados Unidos publica datos sobre hurtos, robos y malversaciones, pero no en categorías que permitan inferir el alcance de la participación de los empleados. Una fuente de datos medibles, aunque limitada, es la Encuesta Anual sobre Robo en Tiendas (hayesin-ternational.com/news/annual-retail-theft-survey/) realizada por la consultoría de prevención de pérdidas Jack L. Hayes International, que analiza las recuperaciones de robos. Basado en la experiencia de varios autores, nuestras opiniones y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros artículos de esta revista, en cuanto al derecho laboral o del trabajo, y respecto a sus características y/o su futuro): Basándose en una encuesta realizada a veinticinco grandes minoristas con un total de unos tres millones de empleados, Hayes International concluyó en 2014 que uno de cada treinta y ocho empleados fue detenido por robo a su empleador ese año, y que "en un promedio por caso, los empleados deshonestos roban más de seis veces la cantidad robada por los ladrones de tiendas". La encuesta de Hayes International identifica lo que podría llamarse casos de robo de empleados de nivel medio. El robo menor es, por ejemplo, el llevar a casa rollos de cinta adhesiva o cajas de clips, una práctica muy extendida. Los robos mayores son de la magnitud reportada por Leslie Shiner en el Journal of Light Construction.
Shiner analizó el caso de una empresa de remodelación de alta gama en la que el único contable de la organización había malversado 550.000 dólares durante un compromiso de siete años, que finalmente se produjo porque el propietario de la empresa no podía entender cómo, a pesar de los contratos muy rentables, su empresa nunca parecía tener dinero. Aunque el caso sobre el que informó Shiner se refería a una gran suma de dinero, se considera un caso pequeño si se compara con un fraude importante del tipo practicado por empleados de alto rango de empresas como Enron, que son el pico de robo de la pirámide de delitos de los empleados. FORMAS DE ROBO DE EMPLEADOS El robo de empleados puede agruparse en cuatro categorías principales: 1) manipulación de los registros de la empresa, ya sea para malversar dinero directamente o para ocultar el robo de bienes; 2) robo directo de inventario, productos o dinero en efectivo; 3) abuso de poder para ayudar e instigar el robo por parte de los socios; y 4) robo de información para la venta a otros o para uso directo (por ejemplo, robo de tarjetas de crédito). Registros. Los empleados que participan directamente en la administración financiera y que tienen acceso a los cheques de la empresa y a los registros de la misma pueden participar en la falsificación de cheques de la empresa para uso personal. La creación de "entradas de nómina fantasma" y el posterior pago a empleados "fantasmas" es otro método, a veces bastante elaborado en su aplicación, que implica tarjetas de tiempo falsas. La falsificación de facturas de proveedores inexistentes es otro método, en el que el empleado de cuentas por pagar se escribe cheques a sí mismo cuando paga la factura falsa. Los empleados también destruyen los registros en papel para que no se puedan rastrear los "envíos perdidos" o los pedidos falsos para cubrir los artículos que faltan en el inventario mediante sus propios robos. Robo directo.
En su forma más simple, los empleados simplemente toman dinero de las cajas registradoras a las que tienen acceso varias personas o recurren a recursos de caja chica a los que generalmente tienen fácil acceso varios empleados. El robo directo de productos o materiales valiosos depende invariablemente de la confianza (el empleado va y viene, a menudo con un camión, esconde los bienes, nunca se revisa) o de la oportunidad (el empleado tiene acceso al almacén y el almacén no está vigilado eficazmente). Esto es especialmente común en las pequeñas empresas en las que los empleadores no pueden permitirse suficientes empleados para "mantenerse honestos". Abuso de posición.
En una forma de este abuso, conocida como "cariño", un empleado concede a un amigo un descuento o llama menos artículos de los que se empaquetan para llevar, o llama un artículo más barato que el que sale de la tienda. Los bienes adquiridos de esta manera pueden ser compartidos más tarde. Los individuos que hacen el inventario pueden abusar de este estatus privilegiado contando menos artículos de los que están presentes y, si este "error" no se detecta, el culpable puede más tarde "ajustar" el inventario llevando a casa los artículos no contados. Robar información.
Una proporción cada vez mayor de los ataques a los sistemas informáticos se producen desde dentro de la empresa. El objetivo de este tipo de robos son los datos personales protegidos, como la información de las tarjetas de crédito, que en las manos equivocadas pueden convertirse en dinero en efectivo.
Se llevan a cabo formas más sofisticadas de este tipo de robos con el fin de vender información a terceros. Cuando es necesario que los nuevos empleados tengan acceso a los lugares de una red donde se almacena información vital y de propiedad, es importante saber que son dignos de confianza. Hasta que no hayan demostrado su lealtad, la instalación de un rastreador de pulsaciones de teclas en la computadora de trabajo de un empleado puede ayudar a los gerentes y propietarios de empresas a ver las tendencias de la actividad de los empleados. El rastreador dirá inequívocamente si el empleado está entrando en el servidor en busca de información y la deja caer en una unidad de salto USB externa o si se envía la información por correo electrónico a sí mismo o a otras partes externas. Si es posible, los empleadores no deben permitir que los nuevos empleados tengan acceso a información altamente confidencial. La propiedad intelectual, especialmente la que aún no ha sido patentada o registrada, puede ser robada con bastante facilidad.
Si los empleados deshonestos tienen acceso a la información de la empresa en una red privada virtual, pueden entrar en la red desde su casa o desde cualquier otro lugar donde tengan acceso a Internet. Aunque esto es ilegal, también es sumamente difícil de probar, y la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no tienen dinero para cubrir el costo (o coste, como se emplea mayoritariamente en España) de la investigación forense de la computadora o la red. Incluso si lo tienen, deben obtener una orden para registrar la computadora personal de un empleado, lo cual puede no ser fácil de conseguir. SIGNOS DE ROBO DE EMPLEADOS Los gerentes y los propietarios de pequeñas empresas deben ser conscientes de las señales reveladoras que, cuando se repiten con frecuencia, pueden ser las huellas de un ladrón trabajando dentro de la empresa. Una lista de control útil para tener en cuenta mentalmente incluye lo siguiente:
Registros faltantes (como facturas de envío y recepción).
Cheques de la compañía que rebotan.
Nombres de empresas desconocidos para la mayoría de los empleados, que no saben que hacen negocios con dichas empresas.
Las quejas de los clientes por entregas perdidas, tardías o cortas.
Pagos cuantiosos hechos con fines "misceláneos" en las reclamaciones de gastos de los empleados.
Confusiones frecuentes y desconcertantes en el inventario.
Gerentes que insisten en realizar tareas administrativas.
LA CONFIANZA DE LOS EMPLEADOS EN LAS PEQUEÑAS EMPRESAS La mayoría de los empleadores se preocupan por los nuevos empleados porque aún no han demostrado ser dignos de confianza. Lamentablemente, a menudo ocurre que los empleados más experimentados -aquellos en los que se ha confiado durante años- se aprovechan de la confianza que su empleador tiene en ellos. Los nuevos empleados no son los más probables de ser robados porque generalmente no tienen acceso al material, dinero o bienes confidenciales que tienen los empleados de confianza más antiguos. Debido a que el empleador confía en el empleado veterano "azul verdadero", puede dar a esa persona un acceso sin precedentes a todo tipo de información y bienes. Aunque es importante vigilar a los nuevos empleados que no han tenido la oportunidad de exhibir su confianza, también es importante mantener a todos los empleados a una distancia emocional y social suficiente para que no se sientan lo suficientemente seguros como para aprovecharse del modesto propietario de la pequeña empresa. Puede parecer triste o injusto, pero la realidad del robo por parte de los empleados muestra que los dueños de pequeñas empresas son los que más pierden cuando no revisan sus propias facturas, libros y observan las tendencias en el comportamiento de los empleados. DETENIENDO EL ROBO DE EMPLEADOS En una pequeña empresa bien dirigida se confía en que los empleados sean honestos, pero se aplicarán políticas y prácticas sensatas para detectar la pérdida de producto y vigilar de cerca las transacciones financieras y administrativas. Algunas de las herramientas son las siguientes:
Política clara y buen ejemplo. La empresa tendrá y publicará su postura ética, y se verá que sus directivos se adhieren a ella estrictamente en espíritu y en acción, tanto dentro como fuera, con los clientes, proveedores y empleados por igual.
Orientación de la contratación.
Los empleados recién contratados deben dejar su sesión de orientación con plena conciencia de que la empresa tiene tolerancia cero para cualquier tipo de irregularidad, y de las graves consecuencias que acarreará el robo, sin olvidar el hurto.
Controles adecuados.
Se establecerán controles para que los bienes físicos sean guardados bajo llave, protegidos por la noche, y revisados de cerca en papel. Para el propietario de una pequeña empresa, el tiempo es difícil de encontrar, pero no obstante debe mostrar un gran interés en los detalles de la contabilidad, investigarlos ocasionalmente y no dejar simplemente que los "crujidores de números" vayan a la deriva sin supervisión.
Los controles financieros deben incluir algunos de los siguientes aspectos:
Los talonarios de cheques se guardarán bajo llave, y el acceso al dinero en efectivo y a los cheques se dará sólo a los empleados autorizados.
Pocos individuos tendrán la autoridad para escribir un cheque; preferiblemente un empleado escribe el cheque y otro lo firma.
Más de una persona tendrá una visión de las finanzas totales para evitar las estrategias de "lobo solitario".
El manejo del dinero en efectivo siempre estará acompañado de documentación.
Los libros serán auditados a intervalos no necesariamente conocidos por los contables de antemano.
El efectivo será depositado rápida e inmediatamente en lugar de acumularse en las cajas registradoras.
Todas las facturas se cotejarán formalmente con las entregas antes de pagar a los proveedores.
TECNOLOGÍA DE PREVENCIÓN Los nuevos avances en la tecnología de la información pueden ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a reducir el robo de empleados. Un ejemplo destacado es el sistema de software de detección de robos Aloha Restaurant Guard, que monitoriza todas las transacciones del punto de venta en tiempo real. Luego analiza los datos de las transacciones y genera informes y alertas para el propietario del restaurante. Una forma de trabajar es marcar comportamientos sospechosos que coincidan con los patrones de las estafas comunes en restaurantes, que pueden ser muy elaboradas. Del mismo modo, los minoristas han estado utilizando cada vez más software de inventario, que supervisa las transacciones del punto de venta y actualiza automáticamente los registros de inventario.
Detalles
Los datos recogidos y analizados por el sistema de software pueden ayudar a los minoristas a identificar patrones sospechosos relacionados con el inventario faltante. Datos verificados por: Loren
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Recursos
A continuación, ofrecemos algunos recursos de esta revista de derecho empresarial que pueden interesar, en el marco de las relaciones laborales o de trabajo y del derecho social, sobre el tema de este artículo.
Véase También
Retención de empleados Condiciones de trabajo Contratación de empleados Género Discriminación sexual Ambiente de trabajo Relaciones laborales